freeeにおける仮払金(過払い金)の消込方法

クラウド型の会計システムであるfreeeでは、仮払金(ここでは特に過払い金)を登録したり、仮払金から支出を相殺する方法がやや分かりにくかったので、その方法をここに記録しておきたいと思う。

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仮払金とは?

そもそも、仮払金とは何かという話から始めると、まだ経費としては確定しないが、経費として使う目的で予め渡しておくお金のことである。

たとえば、従業員が出張する際に事前に5万円を渡し、実際に3万円使ったらそれは経費として精算し、残り2万円は返してもらうみたいなやり方をする際、この5万円が「仮払金」になる。

これは単に相手に「預けるお金」であり、いわゆる「貸したお金」であるから、費用勘定ではなく、資産勘定となる。

過払いでも発生する仮払金

だが、それ以外にも他社への「過払い」で発生する場合がある。

たとえば、A社から3万円の請求書が来ていたのに、間違って7万円振り込んでしまったら、差額の4万円は過払い金となる。

A社が親切に「過払い分は振込で返金しますね〜」と言ってくれれば、3万円振り込んだこととして仕訳すれば良いかもしれないが、「過払い分は弊社で預かっておいて、次回以降の支払い分から相殺させて頂きますね」と言われたら、この4万円は仮払金として仕訳する必要がある(下記参照)。

借方貸方
仮払金40,000普通預金40,000

仮払金の登録方法

freeeは、借方と貸方という複式簿記の難しい概念をなるべく使わずに、手軽に仕訳や会計ができることを売りにする会計システムである。

原則、どんな仕訳でも「振替伝票」(「決算」メニューの配下)という機能を使えば、一応、登録はできてしまう。

だが、それで登録したものは、入金・支払管理レポートには反映されなかったり、取引の一覧で取引先で絞り込んでもリストアップされてこないという弱点がある。

freeeでは「取引・口座振替」という形式で登録することが推奨されているので、仮払金もその形式での登録を行うようにしたい。

「自動で経理」からの登録例

ここでは、ある外注さんから22,000円の請求書をもらい、それを未決済の支出(通常の会計では「買掛金」と呼ばれる)として登録していたとしよう。

期日になり、22,000円を振り込まなければいけないところ、間違って40,000円を振り込んだとすれば、18,000円が過払い金となる

これの仕訳を登録する方法を、「自動で経理」の画面で処理する例で説明しよう。

当該の4万円の振り込み明細を開き、以下のように「未決済取引の消込」タブを選ぶ。

「自動で経理」画面

未決済の取引の一覧から、該当の未決済取引(22,000円のもの)を選択後、「差額の調整」の部分で「勘定科目」に「仮払金」と入力し、「金額欄」に「18,000円」を入れる(上記赤丸部分)。

すると、「金額が一致しています」と表示され、登録ボタンが押せるようになるので、登録すればよい。

この際、「取引先」と「備考欄」も入れておくと、後で絞り込みなどの時に分かりやすくなるのでお勧めだ(上記赤丸部分)。

総勘定元帳で確認

その後、総勘定元帳の「仮払金」の一覧を開くと、ちゃんと18,000円が計上されていることが分かる。

総勘定元帳より仮払金

仮払金の消込方法

次に、仮払金の消込方法を説明しよう。

たとえば、先程の同じ外注さんより翌月に11,000円の請求があったとする。

その場合、仮払金が18,000円分あるので、そこから相殺(いわゆる消込)してもらえれば、新たに振り込みをする必要はない。

これもまた、「振替伝票」という機能を使えば簡単にできるのだが、先に説明した弱点があるので、できれば「freee準拠」の方法で行いたい。(この方法の紹介が、この記事の肝である。)

決済の更新ボタンを利用

まず、請求書をもらった時点で登録した11,000円の未決済の外注費の仕訳を開く。

すると、決済欄に「更新」というボタンがあるので、これを押す(下記赤丸部分)。

決済の更新行

次に、小さなポップアップが表示されるので、更新する行を選択する(下記)。

更新する行を選択

次に表示され更新用画面で、「勘定科目」に「仮払金」(下記赤丸部分)と入れると、仕訳形式プレビューに借方に未払費用、貸方に仮払金という行が現れる(=意図した通り仕訳)ので、「保存」ボタンを押す。

未決済取引を仮払金で決済

すると、決済欄の勘定科目に「仮払金」という表示が現れるようになる(下記赤丸部分)。

未決済の取引を仮払金で決済

総勘定元帳で確認

その後、総勘定元帳の「仮払金」の一覧を開くと、ちゃんと11,000円が消し込まれ、残りは7,000円となっていることが分かる(下記赤線部分)。

総勘定元帳の仮払金

以上で説明を終わるが、うまく仮払金の消し込みができただろうか?

決済の更新」という分かりにくい方法で登録しなければいけないので、そこが難しい。

普通に、現金での手渡しや銀行口座に振り込んだ時のように「決済を登録」から仮払金を指定できるようにしてくれたら楽なのにと思うのは私だけであろうか。

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